灵活管理和应用数据

   怀特的目的就是要重新分析这些开支数据，然后对同一商品支付不同价格的情况进行调整，统一价格，每一个部件只能有一个固定价格。怀特将ERP系统过去两年的数据都输出到一张大表格里，在信息系统工作人员的帮助下形成交易报告，以便更深入地分析。这些数据包括供应商情况、零件价格、数量以及每个供应商提供零件的数量。数据还进一步与财务系统中的开支数据一一核对，确保所有的数据都得到分析。怀特亲自花了两周的时间检查两个系统中的原始数据，发现公司近20% 的货物有几个各不相同的购买价格。

   “简单地将ERP系统的数据输入到表格上并不难，”怀特说，“真正耗费时间的是了解和使用这些数据。”New Flyer内部的管理信息系统（MIS）团队根据怀特设定的条件做出了一份开支报告，供应商可以根据报告提供必要的数据，汇报过去的销售量和计划销售量。

   为了更好地管理庞大的数据库，New Flyer将企业购买的主要商品分为以下四类：金属、橡胶及合成物、电力系统、动力传动系统，这些商品的开支构成企业开支的绝大部分。每一种类货物的采购由一位采购专员负责，其目的用怀特的话说，是“将订货的工作从购买的工作中分离出来”。“每天需要例行购买的东西和当天缺货的零件总会影响主要的战略性采购。采购人员的思路总是被短期的紧急需求所打断。在这种情况下如果要成功实施战略性采购，就必须有合适而且万无一失的采购资源。”

   采购专员们知道了他们的主要任务后，选择一些供应商，并邀请他们重新面议价格。

 
   “我们按商品开支的重要性排列公司的采购项目，建立时间标准，并采取控制措施。公司规定除了怀特和我，其他人都不能与任何供应商达成交易。”法鲁吉亚说，“我们从价格高的商品开始谈判，确保能以新价格采购。我们的目标是以非常固定的价格购买任何商品。”

   了解并分析开支数据对谈判有很大的帮助，因为现在New Flyer清楚地知道过去向某一供应商购买了哪些产品，同时能够根据公司去年20%的收入增长情况，预测近期会向该供应商采购多少商品，或者预测近期某一零件的需求量。实际上，据怀特说，供应商同样常常并不清楚客户购买的数量和其他的数据。一旦他们知道New Flyer实际已经或者正准备向他们采购大量商品，他们往往乐意给出更优惠的价格或者提供增值服务。精确预测数据也许对供应商来说帮助最大，因为他们可以根据New Flyer承诺的采购量而不是像过去那样的逐月零散订单进行生产。